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Georeferenziazione della filiale RA Computer di Macerata e dello staff di e-ntRA
Visualizzazione tramite indirizzo

Siti e portali Web di Aziende, Enti, Associazioni, Società ecc. stanno divenendo sempre più il punto privilegiato di informazione e documentazione di tutta la conoscenza dell'impresa: disponibile 7 giorni su 7, 24 ore su 24, facile da raggiungere da ogni luogo - e non solo dalle postazioni di lavoro - con l'uso di un semplice browser.
Ma affinché la sua funzione sia veramente efficace, è necessario che tutta l'informazione sia facilmente e rapidamente rintracciabile e reperibile e questo diviene sempre più difficile mano a mano che i volumi dei contenuti aumentano. Similmente ad una biblioteca, è necessario che i contenuti possano essere classificati (ad esempio un libro è classificato con chiavi per: autore, editore, anno di pubblicazione, titolo, argomento/i ecc. ecc.) per poi essere ricercato attraverso uno o più di questi parametri.
Diversamente da una biblioteca, i contenuti dei siti web aziendali sono eterogenei e di molteplici tipologie e non sono classificabili con chiavi uguali per tutti; è necessario quindi avere un sistema di classificazione molto flessibile, facilmente aggiornabile ed implementabile. 
Similmente alle schede di una biblioteca occorre poi avere "classificatori virtuali" che possano guidare alla ricerca dei contenuti specifici: è assimilabile ad un motore di ricerca ma con termini e vocaboli prestabiliti (attraverso una fase di tassonomia) di cui si è messi a conoscenza e con cui i contenuti sono stati catalogati: solamente in questo modo si ha la certezza di raggiungere  tutti e solo i documenti che riguardano l'argomento ricercato.

e-ntRA ha fatto, della classificazione dei contenuti, un punto di forza e di caratterizzazione realizzando specifiche funzionalità per la classificazione dei contenuti, contestualizzate sia nell'editor di pagina che negli eventuali modelli per la creazione semplificata delle pagine; ad ogni contenuto può essere associato un elevato numero di valori di classificazione ognuno dei quali può essere scelto da un dominio di valori diverso per tipologia e classe. I valori dei domini possono essere definiti nel CMS oppure prelevati da sistemi esterni e/o collegati a processi e applicazioni di back-office.

Chiariamo con degli esempi:

• un bando può essere classificato per tipologia: lavori, servizi ecc.; per zona geografica; per importo; per ente appaltante ecc. ecc.
• una news può porlare di economia, cronaca, politica, esteri, scienza, spettacolo, cultura ecc. o contemporaneamente per più di una: politica ed esteri, cultura e spettacolo, politica ed economia, politica-esteri-economia ecc.

Più il sito è grande e più aumentano le necessità e gli incroci di classificazione: il CMS deve avere gli strumenti per presentare tutti i contenuti che soddisfano i valori e gli incroci di classificazione;  solamente uno strumento appositamente progettato può essere garanzia di supporto alle crescenti necessità. 
 

Oltre i benefici generali visti si possono ottenere molti altri benefici più specifici.
 

Fascicoli Virtuali

 

Un altro interessante sviluppo della classificazione è la possibilità di creare "fascicoli virtuali". Spesso tra gli argomenti pubblicati esistono delle relazioni, i documenti sono di natura diversa ed hanno una genesi temporale diversa: evitare che rimangano scollegati e superare il "nozionismo dei siti" che forniscono quasi esclusivamente singole informazioni puntuali, è uno dei principali problemi.

La classificazione permette la correlazione automatica molto utile per tenere "insieme", senza duplicare, informazioni che possono riguardare eventi complessi. Un esempio può essere rappresentato dal caso della chiusura di un ponte perché pericolante:
- Una perizia ne stabilisce lo stato di dissesto
- Una ordinanza ne impedisce l'uso
- Una news ne diffonde l'ordinanza
- Una delibera stabilisce e stanzia i fondi per la sua "messa in sicurezza"
- Un bando e relativo esito aggiudica i lavori di sistemazione
- Un evento per la sua riapertura all'uso
- Eventuali altri elementi a corredo (altre news, allegati progettuali ecc.)
- Ecc.
Il fascicolo virtuale è lo strumento che permette di mantenere collegate ("per sempre") tutte le informative che riguardano il problema o l'evento, senza duplicazione alcuna: "puntamenti" o correlazioni a tutte le componenti permetterà di risalire, sempre e comunque, a tutto quello che è stato classificato con quel problema specifico potendolo anche raggruppare sia cronologicamente, sia per tipologia di documento (news, bandi delibere...) o per qualsiasi altro criterio, mentre i singoli documenti sono esclusivamente ognuno nelle proprie tipologie (le news continueranno ad essere viste nelle news, i bandi nei bandi, delibere nelle delibere ecc. senza alcuna duplicazione).
 

Centro Documentale

 

Un sito è sempre più un contenitore di documenti, moduli, questionari, multimedia ecc. normalmente collegati a pagine che ne illustrano funzionalità e scopi e dalle quali sono raggiungibili e scaricabili (es un modulo ICI sarà nella pagina che parla dell'Imposta Comunale sugli Immobili dell'area tributi ecc.). Ma la centralità del sito (raggiungibile da qualsiasi posto, disponibile 24/24 e 7/7) può essere un eccellente posto ove posizionare tutto il sistema documentativo dell'ente/azienda.

e-ntRA permette di caricare (upload) documenti nel sito, memorizzarli in modo strutturato (attraverso una gerarchia di cartelle definibili dall'utente) e classificarli opportunamente (es. per area, argomento, tipologia, natura, ecc.).
Oggetti editoriali (elencatori) permettono poi di creare liste dinamiche, basate su una o più delle classificazioni assegnate o argomenti, e costruire pagine web per renderli fruibili (l'elencatore prescinde dalla cartella di memorizzazione dei documenti e può raggrupparli cross/over).
Queste liste possono comprendere sia oggetti già assegnati a pagine sia quelli non assegnati ad alcuna pagina creando così raggruppamenti virtuali nuovi e rendendo più semplice ritrovarli. Esempio un moduli ICI può essere trovato sia nella pagina che parla dell'ICI sia in una pagina che elenchi tutti i moduli classificati come "Pagare le Tasse" oppure come "Moduli scaricabili"o "Moduli compilabili" ecc. creando più vie per raggiungere lo stesso obiettivo.
Ogni documento ha proprie date di validità (ciclo di vita) indipendentemente dalle date di validità delle pagine che li contiene (nel caso dell'esempio sull'ICI la pagina che ne descrive le modalità può avere scadenza "infinita" mentre il modulo per la dichiarazione è annuale e deve quindi avere una scadenza diversa dalla pagina: questo evita di esporre documenti scaduti) ed aumenta il controllo sulla attualità dei documenti evitando di rendere disponibile un documento non più valido. Opportune liste di segnalazione di documenti in scadenza avvertono l'utente.

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