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L'esperto di Time Management Luca Baiguini ci aiuta ad 'allenare' il cervello

TIME MANAGEMENT:COME GESTIRE AL MEGLIO IL PROPRIO TEMPO

C' un solo modo di dimenticare il tempo: impiegarlo.

(Charles Baudelaire)

Pare proprio che il tempo sia diventato la risorsa pi scarsa di cui disponiamo. O, per lo meno, cos nella percezione di molti. La sensazione di avere troppi impegni, di non riuscire a portare a termine quanto ci viene richiesto, di non avere abbastanza tempo da dedicare a noi o alla nostra famiglia una fonte di stress e di insoddisfazione. E le reazioni sono le pi diverse. C’ chi risolve ogni dubbio applicando la massima “Lavorer di pi”. Se questo il tuo ritratto, la strada che intraprendi sempre quella di prolungare gli orari di lavoro, sacrificando te stesso, il tuo tempo libero ed i tuoi familiari.

C’, poi, chi si rassegna a vivere costantemente in stato di emergenza, sempre alle prese con le urgenze, senza mai il tempo per programmare il futuro, n tantomeno quello per rivedere e valutare il lavoro fatto fino ad oggi.

Questo soltanto per fare due esempi.

C’ una soluzione?

Una ricetta buona per tutte le occasioni?

No.

Per ci sono tre parole che bene fare entrare nel nostro lessico e nel nostro modo di gestire la risorsa tempo:

- Focus

- Priorit

- Programmazione

Focus

L’economista Vilfredo Pareto ha formulato una legge che dice che, in generale, l’80% dei risultati viene ottenuto con l’utilizzo del 20% delle risorse, ed il restante 80% delle risorse viene impiegato per ottenere soltanto il 20% dei risultati.

Applicata alla gestione del tempo questa legge potrebbe suonare pi o meno cos: “Con il 20% del tempo che dedichi alle tue attivit ottieni l’80% dei risultati significativi. Il restante 80% lo impieghi per raggiungere un misero 20% dei risultati”.

Perch?

Nella maggior parte dei casi perch non c’ una sufficiente consapevolezza di quali sono gli obiettivi dell’agire, e quindi gli sforzi non sono sufficientemente focalizzati verso il loro raggiungimento.

E allora, il primo passo quello di esplicitare quali sono gli obiettivi verso cui tendono le attivit.

Priorit

Una volta stabilito dove vuoi arrivare, dai una prioritalle attivitche devi svolgere. Come fare? Innanzitutto avendo chiaro il concetto di priorit, che spesso viene confuso con l’ “urgenza”.

In realt, la priorit l’incontro di due concetti, quello di urgenza e quello di importanza.

Il generale Eisenhower, presidente degli USA negli anni ’50, escogit una griglia (la vedi in figura 1) per classificare le attivitsulla base della loro urgenza e importanza.

Come vedi, tutte le tue attivitpossono essere sistemate in uno dei quattro quadranti della griglia.

Primo quadrante: area della delega

Si tratta di attiviturgenti, da svolgersi quindi in breve tempo, ma che, vista la loro scarsa importanza, possono essere delegate a un collaboratore o svolte con l’aiuto di un collega. In ogni caso, vanno posticipate rispetto alle attivitdel secondo quadrante

Secondo quadrante: area della crisi

Si tratta di attivitche, per la loro urgenza ed importanza, vanno svolte subito, con estrema cura e, nella maggior parte dei casi, personalmente.

Terzo quadrante: area della pianificazione

Sono attivitimportanti, ma non urgenti. Questo significa che contribuiscono in maniera fondamentale al raggiungimento degli obiettivi, ma senza la pressione della fretta. Queste attivit vengono spesso trascurate a favore delle attiviturgenti. un errore. Bisogna ritagliare nella propria giornata ampi spazi per questo tipo di attivit. Da come sappiamo gestire quest’area dipendono il nostro successo personale e professionale.

Quarto quadrante: area delle attivit inutili

Se non sono n urgenti n importanti, perch dedicare loro del tempo?

E nostra abitudine concentrarci unicamente sulle attivitdel primo e del secondo quadrante, ma, lo ripeto, il raggiungimento degli obiettivi dipende in maniera importante dalle attivitdel terzo quadrante, che sono i veri e propri motori del successo, anche se non rivestono carattere di urgenza.

Figura 1

La Griglia di Eisenhower

Programmazione

Adesso che hai chiari quali sono i tuoi obiettivi, e quali attivitti possono portare al loro raggiungimento, non ti resta che programmare il tuo tempo in loro funzione.

Prendi un’agenda e inserisci le attivitprioritarie per ogni giorno della prossima settimana, assegnando loro anche un tempo prevedibile di esecuzione. Ricorda di tenere libero circa il 20% del tuo tempo, per gli eventuali imprevisti, intoppi e ritardi.

Adesso non ti resta che agire, facendo di tutto per evitare che i ruba-tempo (colleghi un po’ troppo propensi al dialogo, telefonate impreviste, riunioni pi lunghe del programmato) si mangino pi del 20% del tuo tempo.

E, alla fine della tua settimana, dedica mezz’ora a valutare quanto sei riuscito a fare, a programmare la prossima settimana e a migliorare il tuo modello di gestione del tempo.

Nelle prossime settimane dedicheremo alcuni articoli per approfondire le implicazioni di questo modello, e per illustrare alcuni strumenti utili a metterlo in pratica.

Tutto questo, lo avrai capito, non per “mettere pi tempo nella tua vita”, ma piuttosto per “mettere pi vita nel tuo tempo”.

Luca Baiguini

www.lucabaiguini.com

www.mindpoint.it

Luca Baiguini insegna Time Management e Problem Solving presso le Business School CESMA e PROBEST. Collabora con Focus e Focus Giochi e ha fondato il portale sulle tematiche della crescita personale e professionale MINDpoint.it.

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