Università degli  Studi di Padova Archivio generale di Ateneo

stato effettuato in questi giorni (luglio 1998) il primo scarto d'archivio nella storia dell'Università degli Studi di Padova. E' la prima volta che ciò accade con le procedure di legge non solo al Bo, sede storica dell'Ateneo patavino, ma anche per la prima volta nelle Università italiane.
Con questa operazione, che ha richiesto un lavoro di 6 mesi da parte di Antonio Dal Mas (ditta ABC), Melita Bastianello e Roberta Pescia (dell'Archivio Generale di Ateneo, con il coordinamento scientifico e operativo di Gianni Penzo Doria (direttore dell'Archivio Generale di Ateneo), sono stati eliminati ben 12.893 pezzi (buste, faldoni, registri), che - messi in fila - raggiungono la considerevole lunghezza di 1Km. e 200 metri!
Dicevamo delle procedure di legge. In stretto contatto con la Soprintendenza archivistica per il Veneto, che è l'organo di vigilanza sugli archivi degli enti pubblici, è stato approntato un elenco di scarto, ai sensi dell'art. 35 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409. Sulla base di questo elenco, il Ministero dell'Interno e il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, tramite la Soprintendenza archivistica e in modo particolare tramite la stessa Soprintendente, dott. Bianca Lanfranchi Strina, hanno fatto pervenire il necessario Nulla Osta.

Nella Pubblica Amministrazione infatti molto spesso ci si chiede: «Ma si può davvero eliminare dei documenti ufficiali?». «Ci sono conseguenze penali?». «Ci sono procedure da seguire?». «Di chi sono le competenze sugli archivi e sullo scarto?».

In questo senso, lUniversità degli Studi di Padova ha avviato ancora nel 1996 il Progetto Archivi con il quale si prefiggeva di raggiungere almeno tre obiettivi:
1. razionalizzazione dei flussi dei documenti in tutto lAteneo attraverso la creazione di procedure standard di classificazione e archiviazione;
2. riunificazione delle competenze su tutti gli archivi e i fondi distribuiti per lAteneo;
3. eliminazione dei documenti superflui.

I primi due punti saranno oggetto di unaltra Conferenza Stampa in ottobre.

Sempre in ottobre, nell'ambito del progetto Titulus 97, verrà presentato il Massimario di selezione (scarto e conservazione dei documenti).

Dichiarazione del Magnifico Rettore, Giovanni Marchesini:
«LUniversità degli Studi di Padova è impegnata scientificamente e concretamente dalla fine del 1996 nella tutela e nella valorizzazione del proprio patrimonio archivistico. Con leffettuazione delle operazioni di scarto oggi lAteneo di Padova è il primo in Italia a svolgere unoperazione grazie alla quale è possibile eliminare criticamente il superfluo con le procedure di legge e le indicazioni dettate dalla dottrina archivistica al fine di conservare meglio quello che un domani diventerà materiale dellarchivio storico. Unoperazione di larghissimo respiro scientifico, ma anche amministrativo, che ci permette di eliminare 12.893 pezzi, pari ad oltre 1Km e 200 metri di scaffali dai nostri depositi. Desidero ringraziare la Soprintendenza archivistica per il Veneto, in modo particolare la dott. Bianca Lanfranchi Strina, che assieme al nostro staff archivistico ha seguito passo per passo tutta loperazione. In ottobre verrà presentato il nuovo Massimario di selezione, uno strumento archivistico che permette di programmare lo scarto e la conservazione dei documenti e che, dintesa con il Ministero, potrà essere il primo massimario di selezione delle università italiane».

Dichiarazione del Presidente della Commissione Archivi, Alberto Mirandola:
«Lo scarto dei documenti superflui, che ha lo scopo di meglio garantire la tutela dei documenti da conservare, è soltanto uno degli aspetti di un grande progetto che la Commissione Archivi dellUniversità degli Studi di Padova ha promosso e avviato due anni or sono. Il progetto, attualmente in fase avanzata di sperimentazione presso molte strutture dellAteneo, coinvolge tutto lapparato amministrativo e dovrà consentire non soltanto una razionalizzazione dei flussi documentari ed una minor produzione di documenti, ma anche un piú stretto ed efficace raccordo tra i flussi suddetti e i procedimenti amministrativi, a tutto beneficio della trasparenza e della rapidità delle procedure. Vorrei sottolineare che la razionalità nellimpostazione dellarchivio corrente è requisito essenziale per garantire che i documenti prodotti possano nel futuro giungere allarchivio storico in condizioni ottimali per poter essere consultati dagli studiosi che si occupano della storia della nostra università».

Dichiarazione del direttore dellArchivio, Gianni Penzo Doria:
«Le operazioni di scarto hanno comportato un lavoro di 6 mesi in stretto contatto con la Soprintendenza archivistica per il Veneto e con la collaborazione del dott. Dal Mas (della ditta ABC) e delle sigg.re Bastianello e Pescia (dellArchivio Generale di Ateneo). Sono stati individuati, tra circa 40.000 pezzi dislocati nelle soffitte del palazzo del Bo, ben 13.000 pezzi (buste, registri, fal-doni, scatole, etc.) del periodo dal Dopoguerra agli ultimi dieci anni (1947-1987) da avviare allo scarto. Approvata la delibera, è stato acquisito agli atti il nulla osta del Ministero dellInterno tramite la Soprintendenza archivistica. Si tratta di materiale perlopiù di natura contabile (mandati, reversali, pezze giustificative, polizzini), unito a qualche milione di fotocopie di documenti conservati nei fascicoli. Lo scarto è unoperazione difficile e rischiosa, che richiede unalta professionalità, perché ciò che conta non è ciò che si butta via, ma ciò che rimane definitivamente conservato. È stata anche effettuata la campionatura».

• IL GAZZETTINO
• IL MATTINO DI PADOVA
• NUOVA SCINTILLA

Servizi giornalistici sono apparsi anche sulle TV locali di ieri, 22 luglio 1998:

Concludendo...

Le operazioni di scarto sono delicatissime e rappresentano un aspetto altamente qualificante del lavoro dell'archivista. Le procedure della selezione infatti prevalgono nettamente su quelle della eliminazione o, come si diceva nell'Ottocento, dello spurgo d'archivio. Ciò che conta è quello che si conserva a futura memoria. E non senza aspetti rischiosi, visto che, una volta eliminato, non esiste alcun modo per recuperare il materiale scartato. Per effettuare lo scarto, servono dunque scienza e coscienza. Cioè scienza archivistica e coscienza critica. Sperando di esserci riusciti.

• Sono disponibili in formato PDF sul tema:
  G. Penzo Doria, Lo scarto negli archivi universitari, Archivi per la Storia, 1998 (XI/1), pp. 79-97
  G. Penzo Doria, La selezione dei documenti dopo la riforma Bassanini (1997-2001) in Lo scarto. Teoria, normativa e prassi, a cura di G. Zacch, San Miniato, Archilab, 2001, pp. 57-94.
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