Produktivität hilft uns Arbeit zu verrichten, Dinge zu kreieren. Doch manchmal steht sie uns auch im Weg. 10 Gründe, warum wir nicht nur produktiv sein sollten.

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Ständig sind wir auf der Suche nach produktivitätssteigernden Massnahmen, damit wir alle unsere Aktivitäten unter einen Hut bringen. Und viele von uns fühlen sich schuldig, wenn sie an einem Tag nicht alles schaffen, was sie sich vorgenommen haben. Ja, wir fürchten Unproduktivität wie eine Krankheit. Und manchmal fühlt sie sich auch so an. Mir geht es jeweils so. Nach einem unproduktiven Tag fühle ich mich mies. Vielleicht können wir gar nicht mehr unproduktiv sein, auch wenn wir dürften?  Faul rumliegen, essen, trinken und ein gutes Buch lesen scheint unmöglich. Und wenn man uns doch mit einem Buch erwischt, dann hat es bestimmt das Wort Produktivität im Titel.

Dabei gibt es gute Gründe, ab und an auch mal nicht produktiv zu sein und das Leben nicht mit einer To Do-App zu strukturieren. 10 davon habe ich hier aufgeführt:

1. Produktivität leitet die Aufmerksamkeit auf das Ergebnis anstatt auf die eigentliche Arbeit.

Wenn wir eine Liste vor uns haben, mit Sachen, die in einer vorgegebenen Zeit zu erledigen sind, tendieren wir dazu uns auf das Ziel zu konzentrieren anstatt die Schritte die uns ans Ziel bringen, zu geniessen. Termine und Zeitfenster sind teilweise notwendig, klar, trotzdem sollte man versuchen, sich an den einzelnen Schritten und Details, die die Aufgabe mit sich bringt, auch zu erfreuen. » weiterlesen

Die bekannte Eisenhower-Methode schlägt einfache Fragen vor, um die eigene Aufgabenliste zu sortieren: Was ist wichtig? Was ist dringend? Uns würde noch interessieren: Wo ist die App dazu?

Dwight D. Eisenhower war ein amerikanischer General und später Präsident. Man sagt ihm nach, er sei ein Meister des Zeitmanagements gewesen, eine Fähigkeit, die in seinen Funktionen sicherlich sehr wichtig war. Von den vielen Dingen, die Eisenhower tat, hat’s nur ein einziges Diagramm bis zu uns geschafft. Warum das aber immens wichtig ist, zeigen wir euch jetzt.

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Eisenhower hat erkannt, dass dringliche Entscheidungen selten wirklich wichtig sind. Das hat ihn verlasst, sich Gedanken über die möglichen Kombinationen von «wichtig» und «dringlich» zu machen. Herausgekommen ist das bekannte Eisenhowersche Diagramm, in dem «wichtig» und «dringend» übereinander aufgetragen werden. » weiterlesen

Die Planung der eigenen Arbeit ist ein Thema voll Mythen. Oft bremsen wir uns durch unrealistische Vorsätze und irrige Annahmen derart aus, dass die wichtigen Dinge liegen bleiben.

Planen war lange ein rotes Tuch für mich. Eine unsortierte To-Do-Liste war ungefähr das Strukturierteste, was ich ertrug. Von allem Strukturierteren oder Festgelegteren fühlte ich mich eingeengt und unter Druck gesetzt. Irgendwann fand ich heraus, dass das an einigen Fehlannahmen über Planung lag.

Ein einmal aufgestellter Plan muss unbedingt durchgezogen werden!

Menschen sind verschieden, was den Umgang mit Plänen angeht. Manche können gut einen einmal im Vorhinein gestellten Plan abarbeiten. Anderen fühlen sich von zu starrer Planung eingeengt, und manche fahren mit bewusst vorläufiger Planung, die dann abschnittsweise angepasst wird, besser. Es gilt ausserdem immer die alte Weisheit:

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität!

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Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde – ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine, scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt – und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte: » weiterlesen

Konzentration ist die wichtigste Eigenschaft des Wissensarbeiters. Multitasking bringt nichts. Soweit sind wir uns alle einig. Aber funktioniert Monotasking? Ein Versuch.

Multitasking ist nicht gut, haben wir hier schon öfter geschrieben. Multi-Tasken erzeugt sogar schwächere Arbeitsleistung als bekifft zu arbeiten. Grund genug für Peter Bregman vom Blog des Harvard Business Review, eine Woche lang zu testen, wie es sich anfühlt, das Leben als Mono-Tasker.

Peter Bregman zeigt, warum Multitasking wenig Sinn macht:

• Eine Studie zeigt eine Verringerung des IQ um 10 Punkte, wenn Büro-Arbeiter mit Telefonanrufen und Mails bombardiert werden
• 10 Punkte weniger beim IQ ist übrigens der Effekt, den eine schlaflose Nacht auf den folgenden Arbeitstag hat
• Beim Multitasking sinkt unsere Produktivität um bis zu 40% im Vergleich zum Monotasking
• Multitasking erhöht den Stress
• Und für die Unverbesserlichen Multi-Tasker: umso öfter man sich dem Multitasking hingibt, umso schlechter wird man darin, zeigt diese Studie.

Monochron oder Polychron? Am liebsten von beidem etwas, denn beide Veranlagungen haben ihr Gutes. Gregor hat einen inoffiziellen Selbsttest für Euch zusammengestellt.

Vor einiger Zeit gab’s bei Imgriff Ratschläge zum Thema Pünktlichkeit (Link zu Rechtzeitig an Ort und Stelle – aber bitte streßfrei und Zeit als kontinuierlicher Fluss oder planbare Struktur). Wie die Kommentare seinerzeit zeigten, ist das so eine Sache mit dem Erteilen von Ratschlägen: Sie sind generell einfacher zu geben als zu beherzigen. Zeit wird eben von uns allen unterschiedlich empfunden – wir sind entweder polychronisch oder monochronisch veranlagt. Woran erkennt man aber nun, wie man selber tickt?

Der inoffizielle Test Deiner monochronischen/polychronischen Veranlagung

Die Einteilung nach monochronisch/polychronisch beruht darauf, wie die jeweiligen Menschen arbeiten: eine Aufgabe gleichzeitig (monochronisch), mehrere Aufgaben gleichzeitig (polychronisch). Um heraus zu finden, ob Zeit für Dich eher ein loser Strom (polychronisch) oder eine fest strukturierte Größe (monochronisch) ist, beantworte die folgenden Fragen mit Ja oder Nein. » weiterlesen

Wer anfängt mit dem wissenschaftlichen Schreiben, stellt sich das Schreiben einer Hausarbeit oft wie folgt vor: “Lesen, Text schreiben, korrekturlesen, abgeben”. Diese Einteilung ist zwar sachlich nicht verkehrt, aber krass vereinfacht.

Nur wenige Studenten können “einfach so drauflosschreiben”; manche hangeln sich an der Textstruktur “Einleitung – Hauptteil – Schluß” entlang, wieder andere brauchen ein exakteres Modell, um ihren Prozeß des wissenschaftlichen Schreibens zu gestalten. Ich möchte in dieser kleinen Serie vorstellen, wie ich meinen Arbeitsprozeß während des Studiums gestaltet habe; ich wende diese Methoden immer noch an, wenn ich Artikel zu rechercheintensiven und komplizierten Themen schreibe.

Diese Serie ist geprägt von meiner Ausbildung als Geisteswissenschaftlerin. Ich weiß nicht, ob sich die Struktur der wissenschaftlichen Arbeit in Wirtschafts-, Ingenieurs- oder Naturwissenschaften vielleicht ganz anders darstellt. Liebe Leserinnen und Leser aus diesen Disziplinen, wenn Ihr Anmerkungen dazu habt, freue ich mich über Eure Ergänzungen in den Kommentaren!

Modelle für die Struktur des Arbeitsprozesses
In der Literatur zum Thema “Wissenschaftliches Schreiben” werden höchst unterschiedliche Strukturmodelle vorgeschlagen. Die Anzahl der Arbeitsphasen variiert dabei zwischen drei und acht. Aus dem Inhaltsverzeichnis von Umberto Ecos Klassiker “Wie man eine wissenschaftliche Abschlußarbeit schreibt” läßt sich etwa folgende Unterteilung ableiten:

1. Themenwahl
2. Materialsuche
3. Arbeitsplan [dh. inhaltliche Disposition] und Anlage einer Kartei [dh. Auswertung des Materials]
4. Schreiben
5. Schlußredaktion.

In Otto Kruses Ratgeber “Keine Angst vor dem leeren Blatt” ergibt sich eine feinere Unterteilung in acht Phasen: » weiterlesen

Das persönliche Netzwerk ist in vielen Situationen entscheidend für den beruflichen Erfolg. Der Aufbau eines solchen Netzwerkes ist aber eine langfristige Angelegenheit – und eine Frage der Sympathie.

Kürzlich habe ich bei den Filmfestspielen in Venedig Madonna getroffen. Na fast jedenfalls. Ich habe sie gerade um fünf Minuten verpasst. Nein, ich meine keine Statue und keine Heilige, sondern DIE Madonna, den Popstar. Ihr wisst schon. Das ganze anlässlich einer Ausstellungseröffnung zur Biennale von Venedig, auf der sonst jede Menge für mich spannende Leute waren. Ob Madonna jetzt dabei war oder nicht, tut dabei eigentlich gar nichts zur Sache.

Die irrige Hoffnung auf Instant-Erfolg
Ich wollte mit dieser Einleitung Eure Aufmerksamkeit vielmehr auf einen typischen Networking-Fehler lenken. Nämlich den, zu effizient an die Sache ranzugehen, in der irrigen Hoffnung auf Instant-Erfolg: Ich tue was, und gleich muss auch ein Ergebnis dabei herausspringen. Und Madonna ist dabei eigentlich nur ein Pseudonym: Wahlweise könntet Ihr auch Barack Obama einsetzen oder den Personalchef der Firma, in der Du gerne arbeiten würdest. Denn Zeitmanagement funktioniert so. Sagt man. Und Networking, ob nun online oder offline, kostet oft viel Zeit. Bei ungewissem Ausgang. Was liegt da näher, als die Sache etwas effizienter anzugehen? » weiterlesen

Schafft die E-Mails ab: Morgen Samstag fragt DRadio Wissen Online, wie wir zu mehr Produktivität im Netz kommen. Mit dabei: imgriff.com-Autor Gregor Gross, David Allen und weitere Experten.

Sind E-Mails wirklich die Plage des 21. Jahrhunderts? Der Ruf nach der Abschaffung von E-Mails wird immer lauter, auch hier auf imgriff.com haben wir schon mal die Welt ohne E-Mails vorgezeichnet.

Der Online Talk von DRadio Wissen geht dieser Frage am Samstag, 24. September 2011 um 11 Uhr, mit einer illustren Expertenrunde nach.

Die Gästeliste:

• Eva Schulz, Studentin und Bloggerin
• Gregor Gross, Unternehmer und imgriff.com-Autor
• Oliver Gassner, Berater und GTD-Nutzer
• Dennis Horn, Journalist
• David Allen, Autor von Getting Things Done

Fragen und Meinungen könnt Ihr auch schon vor der Sendung deponieren: Per Skype könnt Ihr Eure Antworten auf die Frage «Wie organisiert Ihr Eure Mails, damit ihr produktiver seid?» auf dem Anrufbeantworter abliefern. Der wird dann am Samstag in der Sendung abgehört.

» DRadio Wissen Online Talk, Samstag, 24. September 2011, 11 Uhr im Livestream, anschliessend wird die Sendung als Podcast angeboten.